Pourquoi les réunions sont-elles inutiles?

Les réunions de travail sont devenues une composante incontournable de la vie en entreprise.

Pourtant, les chiffres révèlent que la plupart d'entre elles sont non seulement une perte de temps, mais aussi un fardeau financier considérable pour les organisations.

Avec 11 millions de réunions par jour aux États-Unis et 83% des membres du personnel passant un tiers de leur temps en réunion, il est grand temps de se pencher sur cette question.

Selon des études récentes faites aux États-Unis, seulement 30% des réunions sont productives.

Le chiffre restant, soit 70% des réunions, coûte la somme astronomique de 37 milliards de dollars chaque année.

Les membres du personnel se retrouvent en moyenne à devoir assister à pas moins de 10 rencontres chaque semaine.

De leur côté, les gestionnaires ont tendance à avoir un nombre encore plus élevé de réunions.

Ce problème est devenu encore plus présent depuis la pandémie de COVID-19, où le télétravail a explosé et a inévitablement donné naissance à un nombre encore plus grand de réunions virtuelles.

On pourrait penser que cette hausse du nombre de réunions est le signe d'une collaboration accrue, mais la réalité est tout autre.

Une conséquence directe de cette surcharge de réunions est l'augmentation du niveau de stress chez le personnel.

Plus une personne a de réunions à gérer, plus son niveau de stress augmente.

Cette situation est exacerbée par le fait que de nombreuses personnes ont l'impression que ces réunions sont inutiles.

Elles ont l'impression de perdre leur temps et de ne pas être en mesure de se concentrer sur leur travail réel, ce qui provoque une montée du stress.

Face à cette situation, certaines personnes ont suggéré l'introduction d'une nouvelle profession : les réuniologues (1).

Ces spécialistes auraient pour mission d'optimiser les réunions en les rendant plus productives et en réduisant le stress des personnes participantes.

Cependant, il est important de noter que la recherche démontre que la solution ne réside pas nécessairement dans le fait d’ajouter des réunions pour optimiser les réunions, mais plutôt dans la simple réduction du nombre de réunions.

Les chiffres alarmants sur les réunions inefficaces, ainsi que la proposition de créer une profession pour les optimiser, soulèvent des questions essentielles.

Pourquoi continue-t-on d'organiser des réunions malgré le consensus scientifique démontrant que la majorité d'entre elles sont inutiles et qu'elles augmentent le stress ?

Quatre facteurs peuvent expliquer cela.

1. La présence comme marqueur de productivité :

L'un des facteurs majeurs qui incitent les gestionnaires à maintenir la tradition des réunions est la perception que la présence physique ou virtuelle en réunion est signe de productivité.

Cette croyance est ancrée dans l'idée que plus on assiste à des réunions, plus on fait preuve d’efficacité et de proactivité.

La réalité est que la présence en réunion n'est pas nécessairement un indicateur de productivité.

Au contraire, elle peut souvent entraîner une perte de temps considérable.

Pour lutter contre cette illusion de productivité, il est essentiel de mettre en place des mécanismes de mesure de la véritable productivité des équipes de travail, en tenant compte de leur capacité à atteindre des objectifs concrets plutôt que du nombre de réunions qu’on retrouve dans leur agenda.

2. Prévenir la procrastination :

Un autre facteur qui pousse les gestionnaires à maintenir les réunions est la croyance que les réunions de groupe sont un moyen de prévenir la procrastination.

L'idée est que le fait de faire un tour de table et de demander à chaque personne de rendre des comptes devant tout le monde incitera les personnes à être plus impliquées et productives.

Cependant, cette stratégie peut s'avérer contre-productive.

Les réunions fréquentes peuvent en fait diminuer la proactivité en dévorant le temps qui pourrait être consacré à des tâches réelles.

Une meilleure approche consisterait à établir des échéances claires et à encourager la communication individuelle sur la progression des projets, plutôt que de recourir à des réunions collectives et chronophages.

3. Urgence égoïste :

Un autre facteur qui alimente la persistance des réunions est ce que l'on pourrait appeler l'urgence égoïste.

Ce biais cognitif fait en sorte que les gestionnaires accordent souvent plus d'importance à leurs propres besoins et désirs qu'à ceux des autres et vont organiser des réunions en fonction de leur propre disponibilité.

Cette attitude peut entraîner des conséquences négatives et empêcher les équipes de travail de se consacrer à des dossiers ou des projets urgents et importants.

Pour contrer ce biais, il est essentiel de gérer les coûts d'opportunité.

Cela consiste à évaluer les coûts, qu'ils soient monétaires, de productivité ou liés à la santé mentale, que l'obligation d'assister à des réunions engendre.

Des études ont démontré qu’une seule réunion hebdomadaire peut coûter jusqu'à 15 millions de dollars annuellement à une entreprise, ce qui souligne l'importance de la gestion judicieuse de ces coûts.

Je t’invite à calculer les coûts de chaque réunion sur ce site afin de savoir si ça vaut vraiment la peine de planifier une autre rencontre : https://hbr.org/2016/01/estimate-the-cost-of-a-meeting-with-this-calculator

4. Ignorance pluraliste :

Le dernier facteur qui pousse les gestionnaires à persévérer dans l'organisation de réunions inutiles est l'ignorance pluraliste.

Ce concept fait référence à la tendance à supposer que l'on est la seule personne à percevoir le caractère inutile des réunions, tandis que les autres semblent les considérer comme nécessaires.

À la fin d’une réunion, personne ne nomme son inconfort ou le fait que la réunion était inutile et les réunions continuent à être organisées sans être remises en question.

Pour atténuer ce biais, il est essentiel de créer un environnement où chaque personne se sent en sécurité pour exprimer son opinion.

Les gestionnaires peuvent notamment mettre en place des sondages anonymes pour demander aux membres du personnel si les réunions sont réellement efficaces et des suggestions pour les améliorer.

Cette transparence permettra de recueillir des données précieuses sur la perception des équipes et de prendre des mesures pour réduire les réunions inutiles.

En conclusion, les réunions inefficaces perdurent en grande partie en raison de ces quatre facteurs et pour améliorer l'utilisation du temps en entreprise, il est essentiel de prendre en compte la perception de la productivité, de prévenir la procrastination de manière plus ciblée, de gérer les coûts d'opportunité et de favoriser un environnement où l'opinion de chaque personne est valorisée.

Ce n'est qu'en remettant en question ces facteurs que les réunions inutiles pourront être réduites et que la productivité au sein des entreprises pourra être améliorée de manière significative.

En passant, des études démontrent qu’une diminution de 40% des réunions augmente de 71% la productivité !

Bonne réflexion !

Source :

https://ici.radio-canada.ca/ohdio/premiere/emissions/penelope/segments/chronique/456799/sante-productivite-stress-entreprises-reunions