Moins c’est mieux

Quand on doit trouver une solution à un problème, on a tendance à vouloir ajouter quelque chose à ce qui existe déjà : créer une nouvelle politique, ajouter des réunions d'équipe, ajouter des évaluations du personnel, augmenter le nombre de communications à l'interne, ajouter un nouveau règlement... et c'est normal.

Notre cerveau a une tendance à vouloir ajouter plutôt qu'à soustraire, que ce soit dans la résolution de problèmes concrets ou abstraits. Un exemple très simple est celui des draisiennes. Pour apprendre aux enfants à faire du vélo, on a eu tendance à ajouter des petites roues pour faciliter leur équilibre. Cependant, on se rend compte que le simple fait d'enlever les pédales est une stratégie beaucoup plus efficace pour favoriser l'apprentissage (1).

Dans le contexte professionnel, l'application du principe moins c'est mieux se révèle particulièrement pertinente dans la gestion des réunions, le processus de recrutement et la communication au sein des organisations. En adoptant cette approche, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité, réduire les biais cognitifs et favoriser un environnement de travail plus équilibré et inclusif.

Réunions épurées

Les réunions sont souvent perçues comme une perte de temps et inefficaces (2), avec des agendas flous et des discussions qui s'éternisent. J'ai déjà écrit un article à ce sujet que tu peux lire juste ici. En adoptant le principe moins c'est mieux, les entreprises peuvent rendre leurs réunions plus efficaces. Plutôt que de convoquer toutes les équipes pour chaque sujet, des rencontres ciblées et succinctes peuvent être organisées, réunissant uniquement les parties prenantes essentielles.

Les agendas doivent être clairs et détaillés à l'avance, évitant ainsi les déviations inutiles de la discussion. Le temps est précieux et une réunion épurée vise à l'utiliser judicieusement. En minimisant le temps consacré aux réunions, les membres du personnel peuvent se concentrer sur des tâches plus productives, réduisant ainsi les risques d'épuisement et de perte d'efficacité.

Une autre approche consiste à encourager les réunions debout, limitant ainsi la durée des discussions. Cette méthode favorise une communication concise et incite les personnes participantes à aller droit au but. Des réunions épurées encouragent également la participation active de tout le monde, en évitant les monologues interminables qui peuvent entraîner une perte d'attention.

Processus de recrutement simplifié

Le processus de recrutement peut être un terrain propice aux biais cognitifs et dans lequel les décisions peuvent être influencées par des critères non pertinents. Simplifier ce processus peut contribuer à une sélection plus équitable et transparente des candidatures.

Une première étape consiste à revoir et à simplifier les critères de sélection. Plutôt que de se concentrer sur des qualifications superficielles, les entreprises peuvent définir des compétences clés nécessaires pour le poste. Cette approche contribue à minimiser les biais liés à l'apparence, à l'âge ou à d'autres caractéristiques individuelles qui ne sont pas en lien avec le poste à combler.

Réduire le nombre d'entretiens peut également simplifier le processus de recrutement. Des entretiens ciblés avec une équipe restreinte permettent une évaluation plus précise des compétences et de la personnalité des personnes candidates. Les entretiens devraient se concentrer sur des questions pertinentes et éviter les discussions redondantes.

Des grandes entreprises ont raccourci leur processus d'embauche après avoir réalisé que de vouloir à tout prix trouver la candidature parfaite ne leur faisait pas gagner de l'argent, au contraire (3).

Communication claire et concise

La communication au sein d'une organisation est cruciale, mais elle peut souvent être entachée par des informations excessives et des détails inutiles. En adoptant une approche de communication claire et concise, les entreprises peuvent éviter les malentendus et favoriser une meilleure compréhension.

Dans les e-mails et les rapports, l'objectif doit être de transmettre l'information de manière directe et succincte. Éviter les longs paragraphes et se concentrer sur les points clés permet aux destinataires de saisir rapidement l'essentiel. Cela contribue à une meilleure gestion du temps et à une réduction des risques de malentendus.

La mise en place de directives claires pour la communication interne peut également jouer un rôle crucial. Encourager l'utilisation de formats standardisés pour les rapports et les présentations permet d'éviter les informations redondantes et facilite la compréhension.

En réduisant le jargon technique, les entreprises peuvent également rendre leur communication plus accessible à l'ensemble des membres de l'équipe, minimisant ainsi les barrières de compréhension. Les directives visuelles, telles que l'utilisation de graphiques clairs et de schémas, peuvent également renforcer la compréhension des messages complexes. On peut aussi, tout simplement, réduire le nombre de communications envoyées au personnel.

Conclusion

En appliquant le principe du moins c'est mieux dans les réunions, le processus de recrutement et la communication interne, les entreprises peuvent non seulement accroître leur efficacité opérationnelle, mais aussi réduire les biais cognitifs qui peuvent influencer négativement la prise de décision.

Les réunions épurées favorisent une gestion du temps plus efficace et une communication plus directe. Un processus de recrutement simplifié contribue à une meilleure sélection des candidatures. Une communication claire et concise renforce la compréhension au sein de l'équipe et réduit les risques de malentendus. Ces pratiques contribuent à créer un environnement de travail plus inclusif, où chaque individu a une chance égale de contribuer et d'exceller.

As-tu d'autres exemples de situation dans lesquelles moins c'est mieux?

Références :

1- https://www.sciencepresse.qc.ca/blogue/cerveau-niveaux/2022/02/28/solution-etait-soustraction

2- https://ici.radio-canada.ca/ohdio/premiere/emissions/penelope/segments/chronique/456799/sante-productivite-stress-entreprises-reunions#:~:text=La%20sp%C3%A9cialiste%20en%20neurosciences%20Sonia,millions%20de%20r%C3%A9unions%20par%20semaine.

3- https://hbr.org/2022/07/its-time-to-streamline-the-hiring-process